Powszechnie wiadomo, że świadczenia z funduszu oraz ich wysokość uzależniane są od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników oraz innych osób uprawnionych. Szczegółowe zasady i warunki przyznawania takich świadczeń określają regulaminy zfśs przyjęte przez pracodawców w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi. Zapisy regulaminowe najczęściej wymagają przedłożenia dokumentów potwierdzających zadeklarowaną sytuację socjalną (w tym medycznych, finansowych, zaświadczeń o dochodach, zeznań rocznych, itd.) dla merytorycznego rozpatrzenia wniosku o świadczenie z funduszu. Ich nieprzedłożenie pracodawcy traktują jako brak formalny, skutkujący najczęściej zwrotem wniosku do uzupełnienia.