Czy na fakturze trzeba zamieszczać informację o RODO

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych nakłada na przedsiębiorców obowiązek informacyjny. Pojawia się on na wielu fakturach dużych spółek handlowych. Czy zatem jest on obowiązkowy?

Publikacja: 05.06.2019 05:30

Czy na fakturze trzeba zamieszczać informację o RODO

Foto: Adobe Stock

Obowiązek informacyjny w świetle RODO

Przepisy o ochronie danych osobowych w art. 13 rozporządzenia obligują przedsiębiorcę do przekazywania informacji określonych w rozporządzeniu informacji osobie, której one dotyczą, a mianowicie:

- danych firmy przedsiębiorcy i danych kontaktowych;

- danych kontaktowych do inspektora danych osobowych, jeżeli jest powołany w firmie (w przypadku mikro i małych firm zwykle nie jest to obowiązkowe);

- celu przetwarzania – czyli w przypadku rozliczeń podatkowych, będzie to wykonanie rozliczeń podatkowych, a podstawą prawną będzie ustawa o VAT;

- okresu, przez który dane osobowe będą przechowywane – czyli w przypadku, gdy dane przetwarzane są wyłącznie dla celów rozliczenia podatku, będzie to przedawnienie podatkowe (okres 5 lat liczony od końca roku podatkowego, w którym wystąpił obowiązek podatkowy) lub ochrona przed dochodzeniem roszczeń (tu okres w zależności od przepisów, na które się powołujemy);

- informacji o prawie do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, bądź też o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych (należy pamiętać, że w przypadku w którym podstawą prawną przetwarzania jest przepis prawa, otrzymanie żądania usunięcia danych osobowych nie daje podstawy do podjęcia takiego działania – w takiej sytuacji to przepisy prawa zobowiązują nas do dalszego przetwarzania określonych danych);

- informacji o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego;

- informacji, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym, czy warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych.

W przypadku pozyskiwania danych jedynie do wystawienia faktury i rozliczeń podatkowych, przedsiębiorca najczęściej uzyskuje dane od osoby, której one dotyczą, dlatego też nie musi wskazywać źródła ich pozyskania.

Czytaj też:

Wystawianie faktur VAT - co musisz o nich wiedzieć

RODO: absurdy po wejściu przepisów w życie

Obowiązek informacyjny RODO na fakturze – prawda czy fałsz

Na pytanie, czy przedsiębiorca na fakturach sprzedaży musi zamieszczać obowiązek informacyjny brzmi – nie, nie ma takiego wymogu. Żaden przepis tego nie nakazuje, co więcej umieszczenie klauzuli informacyjnej na wydruku faktury często sprawia, że dokument przestaje być czytelny i traci swoją rolę. Owszem, przedsiębiorca musi zadbać o przekazanie obowiązku informacyjnego jednak nie powinien tego robić na fakturze. Jeżeli zatem nie na fakturze to gdzie?

Przepisy RODO nie precyzują w jakiej formie administrator danych wykonuje obowiązek informacyjny. Może to być forma pisemna, elektroniczna lub nawet ustna, z tym że przedsiębiorca powinien pamiętać, że musi udowodnić spełnienie tego obowiązku. Poza fakturą obowiązek informacyjny najczęściej wypełniany jest poprzez:

- zamieszczenie dedykowanej strony internetowej oraz podlinkowywanie jej w procesie dokonywania zakupu,

- stopkę lub załącznik do maila,

- zamieszczenie odpowiednich klauzul na odwrocie zamówienia,

- wywieszenie jej w miejscu składania zamówień/dokonywania zakupów, jeżeli mowa o sklepie stacjonarnym.

Warto pamiętać, że obowiązek informacyjny, należy wypełnić w stosunku do danej osoby tylko raz (oczywiście pod warunkiem, że nie zmieniły się okoliczności, o których informujemy w klauzuli) i to w momencie pozyskiwania danych. Istotne dla przedsiębiorcy powinno być też to, by nie zapomnieć o dokumentowaniu spełnienia tego obowiązku, dlatego, np. jego ustne przekazywanie nie jest najlepszym z możliwych rozwiązań, gdyż przy kontroli trudno będzie udowodnić, że faktycznie obowiązek ten został wypełniony.

Autorka jest ekspertem wFirma.pl

Obowiązek informacyjny w świetle RODO

Przepisy o ochronie danych osobowych w art. 13 rozporządzenia obligują przedsiębiorcę do przekazywania informacji określonych w rozporządzeniu informacji osobie, której one dotyczą, a mianowicie:

Pozostało 94% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Praca, Emerytury i renty
Babciowe przyjęte przez Sejm. Komu przysługuje?
Sądy i trybunały
Sędzia WSA ujawnia, jaki tak naprawdę dostęp do tajnych danych miał Szmydt
Orzecznictwo
Kolejny ważny wyrok Sądu Najwyższego wydany już po uchwale frankowej
ABC Firmy
Pożar na Marywilskiej. Ci najemcy są w "najlepszej" sytuacji
Prawo pracy
Od piątku zmiana przepisów. Pracujesz na komputerze? Oto, co powinieneś dostać