Jak istotna dla każdego przedsiębiorcy jest skuteczna komunikacja marketingowa z odbiorcą jego produktów lub usług, w tym zwłaszcza poprzez promocję i reklamę, nie trzeba nikogo przekonywać. Szczególnie atrakcyjne dla obu stron są różnego rodzaju konkursy promocyjne, które zapewniając interakcję pomiędzy nimi, z jednej strony stwarzają możliwość uzyskania wygranej, z drugiej zaś wpływają na zwiększenie sprzedaży i silniejsze przywiązanie do marki. Choć ich organizacja nie jest szczególnie droga i skomplikowana, obliguje organizatora do zachowania pewnych wymogów formalnoprawnych, których przestrzeganie pozwoli uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji.
Nie może to być loteria
Przede wszystkim należy zacząć od upewnienia się, że planowana akcja marketingowa będzie rzeczywiście konkursem, a nie loterią promocyjną, która została poddana szczegółowej regulacji prawnej, zawartej w ustawie o grach hazardowych. Zasadniczym kryterium, które pozwala na odróżnienie konkursu od loterii, jest element losowości, czyli przypadkowości wygranych. W loterii każdy kupon ma identyczną szansę na nagrodę, a do jej uzyskania niezbędny jest łut szczęścia; w konkursie zaś to wiedza lub umiejętności jego uczestników decydują o wygranej. Pamiętać należy, iż za loterię zostanie uznana każda akcja, w której czynnik losowości pojawi się na jakimkolwiek jej etapie. Zatem w przypadku, gdy np. w konkursie artystycznym spośród pięciu najwyżej ocenionych prac plastycznych nagrodę otrzyma trzech wylosowanych twórców, w istocie będziemy mieli do czynienia z loterią, gdyż ostatecznie to właśnie przypadek zdecydował o konkretnej wygranej. Identyczna sytuacja wystąpi w przypadku, gdy to loteria poprzedzi konkurs – np. organizator wylosuje dziesięciu szachistów, którzy powalczą o wygrane.
Należy mieć na uwadze, iż organizatorowi nielegalnej loterii grozi kara pieniężna w wysokości 100 proc. przychodu z niej uzyskanego, a ponadto grzywna wymierzana na podstawie kodeksu karnego skarbowego. Konsekwencje udziału w takiej loterii mogą dotknąć także jej uczestników – poza tymi finansowymi pozostają nadto te wizerunkowe, często nawet boleśniejsze.
Uwaga na regulamin
Kolejną istotną kwestią przy organizacji konkursu promocyjnego jest jego regulamin – dobrowolny, acz wielce pożądany ze względu na swoją funkcję porządkującą. Choć nie ulega wątpliwości, że uczestnikami akcji promocyjnych są najczęściej konsumenci, sporną kwestią pozostaje ustalenie, czy do regulaminu konkursu stosować należy przepisy dotyczące klauzul niedozwolonych (art. 384–3853 kodeksu cywilnego). Dysonans ten spowodowany jest odmienną kwalifikacją prawną konkursu – przyjmuje się, że stanowi on przyrzeczenie publiczne, regulowane przez art. 919–921 kodeksu cywilnego bądź umowę pomiędzy organizatorem a uczestnikiem, poddaną ogólnemu reżimowi prawa zobowiązań. W związku z tym z jednej strony prezentowany jest pogląd, zgodnie z którym postanowienia regulaminu konkursu określające jednostronny stosunek zobowiązaniowy, jakim jest przyrzeczenie publiczne, nie mogą podlegać kontroli abstrakcyjnej wzorca umownego, z drugiej zaś – sądy uznają, iż organizatora i uczestnika konkursu wiąże umowa jednostronnie zobowiązująca, a jego regulamin ma charakter „wzorca umowy", gdyż jest jednostronnie i uprzednio przygotowanym zestawieniem klauzul umownych, ujętych w sposób generalny i abstrakcyjny, z przeznaczeniem do wykorzystania w nieograniczonej liczbie przypadków. Niemniej, biorąc pod uwagę ryzyko dla przedsiębiorcy wynikające ze stosowania klauzul niedozwolonych i fakt, iż do rejestru tych klauzul prowadzonego przez Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumenta wpisywane są postanowienia regulaminów akcji promocyjnych, przy konstruowaniu regulaminu konkursu należy unikać wszelkich postanowień, które potencjalnie mogą zostać uznane za abuzywne. Dotyczy to w szczególności rozwiązań przewidujących np. ograniczenie odpowiedzialności organizatora do wartości nagród, zbyt krótki czas na zgłoszenie reklamacji, nieskrępowane prawo zmian regulaminu w czasie trwania konkursu, właściwość sądu organizatora w przypadku ewentualnych sporów z uczestnikiem.
Co z danymi
Organizator konkursu musi wiedzieć, że regulamin powinien określać sposób przetwarzania danych osobowych jego uczestników. Podać zatem należy podstawę prawną gromadzenia i wykorzystywania danych osobowych, aby każdy uczestnik był świadom swoich praw z tym związanych. Organizator jest również zobowiązany do poinformowania uczestników o adresie swojej siedziby, celu zbierania danych, o dobrowolności lub obowiązku ich podania oraz o prawie dostępu do danych i ich poprawiania. Podstawą będzie najczęściej zgoda uczestnika, przy czym ustawa o ochronie danych osobowych nie wymaga, aby była to zgoda pisemna (co jest jednak pożądane ze względów dowodowych). Bezwzględnie należy pamiętać, że dane osobowe mogą być gromadzone i wykorzystywane tylko w takim zakresie, jaki jest niezbędny do osiągnięcia celu ich przetwarzania i na jaki uczestnik wyraził zgodę. Jeśli więc uczestnik na to nie zezwolił, nie wolno wykorzystywać ich np. do celów marketingowych. Zbiór danych tworzony na potrzeby przeprowadzenia konkursu nie stanowi szczególnej kategorii zbioru zwolnionego z rejestracji, a co za tym idzie, podlega obowiązkowi zgłoszenia go do rejestracji GIODO.
