Co ułatwi Elektroniczne Biuro Podawcze

O tym nowym rozwiązaniu dyskutowali podczas konferencji w siedzibie Ministerstwa Sprawiedliwości przedstawiciele nauki i praktyki.

- Kolejny element reformy procedury cywilnej został na etapie legislacyjnym zatwierdzony. Teraz czekają nas prace nad wdrożeniem Elektronicznego Biura Podawczego. Jestem przekonany, że dzięki Państwa zaangażowaniu i doświadczeniu to będzie kolejny element poprawy efektywnego działania polskiego wymiaru sprawiedliwości – mówił w trakcie dzisiejszego spotkania Minister Sprawiedliwości Borys Budka.

Od kilku lat w Ministerstwie Sprawiedliwości realizowanych jest wiele projektów informatycznych, które skierowane są do sędziów, urzędników sądowych i obywateli będących stronami postępowania sądowego. Wciąż postępująca informatyzacja postępowania sądowego przyczyni się do wymiernych oszczędności w sądownictwie, poprawi efektywność pracy sądów oraz zwiększy dostęp do sądu. Nowelizacja wprowadzająca Elektroniczne Biuro Podawcze, uchwalona 10 lipca 2015 r. opiera się na realnych możliwościach technicznych polskich sądów oraz uwzględnia poziom przygotowania prawników do korzystania z nowych technologii. Nowe przepisy nie będą zatem regulacjami martwymi, niestosowanymi z uwagi na nieprzystawanie do realiów praktyki. Budowa Elektronicznego Biura Podawczego znacząco wpłynie na poprawę sprawności i efektywności postępowań sądowych, m.in. przez zmniejszenie ilości korespondencji przesyłanej tradycyjną drogą pocztową i przyspieszenie jej obiegu, co niewątpliwie wpłynie na szybkość załatwiania spraw.

Pod hasłem „Elektroniczne Biuro Podawcze" należy rozumieć kolejny etap informatyzacji postępowania cywilnego, który umożliwi składanie pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe, jak również komunikowanie się sądu ze stronami postępowania z wykorzystaniem nowych technologii.

Wprowadzono możliwość wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego również w tzw. tradycyjnych postępowaniach cywilnych. Strona postępowania będzie mogła w konkretnej sprawie dokonać wyboru drogi elektronicznej lub z niej zrezygnować. Wybór i rezygnacja z drogi elektronicznej będą dokonywane przez złożenie oświadczenia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Natomiast jeżeli wnoszenie pism za pomocą systemu teleinformatycznego jest obligatoryjne albo strona wybrała wnoszenie pism za pośrednictwem tego systemu, to pismo wniesione z pominięciem tej drogi nie wywoła skutków, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma do sądu. Sąd będzie obowiązany pouczyć o tym stronę jeszcze przed wniesieniem pisma. W praktyce pouczenie takie będzie generowane przez system teleinformatyczny.

Pismo procesowe wnoszone za pośrednictwem systemu teleinformatycznego będzie podpisywane podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu albo podpisem elektronicznym potwierdzonym profilem zaufanym e-PUAP. Przepisy szczególne będą mogły odmiennie regulować tę kwestię. Przykładowo, w odniesieniu do pism składanych w elektronicznym postępowaniu upominawczym nadal będzie dopuszczalne posługiwanie się podpisem elektronicznym nadawanym w systemie teleinformatycznym obsługującym to postępowanie.

Nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego znacząco rozszerzyła stosowanie doręczeń elektronicznych. Będą one dokonywane przez sąd wówczas, gdy strona postępowania wniosła pismo za pośrednictwem systemu teleinformatycznego albo wybrała wnoszenie pism za pośrednictwem tego systemu. Rezygnacja z wnoszenia pism za pomocą systemu teleinformatycznego będzie jednak obejmowała także rezygnację z doręczeń elektronicznych. Doręczenie elektroniczne nastąpi w chwili wskazanej w potwierdzeniu odbioru korespondencji (faktycznie będzie to chwila „wejścia" na konto użytkownika w systemie informatycznym). Do doręczeń elektronicznych nie znajdą zastosowania ograniczenia przewidziane dotyczące doręczania w porze nocnej oraz w dni ustawowo uznane za wolne od pracy. W razie braku potwierdzenia odbioru, doręczenie elektroniczne będzie uznawane za skuteczne z upływem czternastu dni od daty umieszczenia pisma w systemie teleinformatycznym.

Jeżeli pismo procesowe zostało wniesione za pośrednictwem systemu teleinformatycznego albo orzeczenie lub inne pismo sądowe zostało utrwalone w tym systemie, a ich odpisy podlegają doręczeniu w tradycyjny sposób, to zamiast odpisu pisma lub orzeczenia będzie mógł być doręczony dokument uzyskany z systemu teleinformatycznego, czyli wydruk pisma z tego systemu. Dokument ten będzie posiadać cechy umożliwiające weryfikację istnienia i treści pisma w systemie teleinformatycznym. Dokument posiadający powyższe cechy będzie miał moc dokumentu wydawanego przez sąd.

Wprowadzono także przepis, na mocy którego doręczenie może być potwierdzone nie tylko pisemnie, za pomocą tradycyjnego potwierdzenia odbioru, ale również w postaci danych informatycznych w systemie teleinformatycznym operatora pocztowego albo dokumentu uzyskanego z systemu teleinformatycznego. Jest to elektroniczne potwierdzenie odbioru.

Podstawą prawną do budowy Elektronicznego Biura Podawczego jest ustawa z dnia 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw, podpisania przez Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej dnia 31 lipca 2015 r., która wejdzie w życie w drugiej połowie 2016 r. . Wszystkie sądy będą musiały umożliwić stronom wnoszenie pism procesowych drogą elektroniczną za pomocą aplikacji „Elektroniczne Biuro Podawcze" w terminie 3 lat od wejścia w życie nowych przepisów.

W trakcie konferencji zostały zaprezentowane dotychczasowe osiągnięcia w zakresie informatyzacji postępowania cywilnego, w szczególności: elektroniczne postępowanie upominawcze oraz informatyzacja postępowań rejestrowych.