Badanie zasadnicze sprawozdania finansowego sporządzonego za rok obrotowy 2015 rozpocznie się już po zamknięciu tego okresu, a więc w roku 2016. Jednak umowy o badanie są najczęściej zawierane dużo wcześniej – jeszcze w roku 2015. Jest to wynik wymogu, aby umowa o badanie sprawozdania finansowego została zawarta w takim terminie, aby umożliwić audytorowi między innymi udział w inwentaryzacji majątku spółki. Ponadto istnieją korzyści wcześniejszego podpisania umowy z biegłym: można optymalnie zaplanować terminy badania, omówić problematyczne kwestie itp. Praktyką jest zatem, że umowy o badanie sprawozdania finansowego zawierane są jeszcze przed zamknięciem roku obrotowego, którego będzie dotyczyć to sprawozdanie finansowe.
W związku z tym, że pomiędzy datą podpisania umowy a datą zakończenia usługi badania upływa czasem nawet kilka miesięcy, umowa o badanie sprawozdania finansowego często zawiera zapis o konieczności uiszczenia przez firmę zaliczki na poczet badania sprawozdania finansowego.
Zaliczki – co do zasady – dokumentowane są fakturami wystawianymi nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy (art. 106i ust. 2 ustawy o VAT). Zatem zgodnie z przepisami spółka, która wpłaciła audytorowi zaliczkę na badanie sprawozdania finansowego, powinna otrzymać fakturę VAT na tę kwotę, wystawioną z datą nie późniejszą niż 15 dzień następnego miesiąca.
Taka faktura będzie podstawą do ujęcia w rejestrze zakupów VAT i odliczenia VAT naliczonego oraz ujęcia w deklaracji VAT. Nie ma natomiast podstaw do ujęcia kwoty zaliczki jako kosztu.
Nie jest to jeszcze definitywne poniesienie kosztu
Zapłacona przez spółkę zaliczka na badanie sprawozdania finansowego powinna zostać ujęta w księgach rachunkowych na koncie rozrachunków z podmiotem, z którym została podpisana umowa o badanie sprawozdania finansowego. Zapisy dotyczące tego zdarzenia będą następujące: