E-zwolnienia od stycznia 2016 - poradnik dla pracodawców, pracowników i lekarzy

ZUS informuje na czym będą polegać zmiany i radzi jak się do nich przygotować.

L-4 także ze smartfona

Wystawianie e-ZLA będzie trwało krócej niż wypisywanie papierowego zwolnienia. Lekarz uzyska bowiem dostęp do danych pacjenta (ubezpieczonego), jego pracodawców (płatników składek) oraz członków jego rodziny - jeśli zwolnienie będzie wystawiane w celu opieki nad nimi. Gdy wpisze numer PESEL pacjenta, to pozostałe dane identyfikacyjne zostaną automatycznie uzupełnione przez system. Z kolei np. adres pacjenta czy dane płatnika lekarz będzie wybierał z wyświetlonej listy. Poza tym system będzie weryfikował datę początku okresu niezdolności z zasadami wystawiania zwolnień określonymi w przepisach oraz z ostatnim wystawionym zwolnieniem. Podpowie również kod literowy A i D oraz numer statystyczny choroby (np. po wpisaniu fragmentu jej nazwy). Możliwy będzie podgląd zaświadczeń lekarskich wystawionych wcześniej dla pacjenta, w tym w wyniku kontroli przez lekarza orzecznika ZUS.

Czy lekarz może w 2016 roku wystawiać papierowe zwolnienia?

Tak. Do końca 2017 roku będą funkcjonowały obok siebie dwie formy zwolnień - papierowe (wystawiane według dotychczasowych zasad) i elektroniczne. Docelowo zwolnienia elektroniczne zastąpią papierowe. Tak ma być od 2018 roku.

Czy do wystawiania e-ZLA lekarz musi uzyskać od ZUS jakieś upoważnienie?

Nie, jeśli lekarz posiada decyzję ZUS upoważniającą do wystawiania zaświadczeń lekarskich. Wydane w tym zakresie upoważnienie zachowuje swoją moc również dla wystawiania zaświadczeń lekarskich w formie elektronicznej. Jeżeli lekarz nie ma takiego upoważnienia, może o nie wystąpić, wypełniając formularz ZUS FZLA. Można go przesłać do ZUS elektronicznie z profilu lekarza lub też przekazać w formie papierowej (na drukach dostępnych na stronie internetowej ZUS oraz w jednostkach ZUS), dołączając jednocześnie potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię prawa wykonywania zawodu.

Jakie wymagania musi spełnić lekarz, żeby wystawiać e-zwolnienia?

Elektroniczne zwolnienia będą mogli wystawiać lekarze posiadający profil na PUE ZUS lub zintegrowaną z PUE aplikację gabinetową. Pod adresem http://www.zus.pl/bip/pliki/ZUS_Interfejs_Aplikacji_Gabinetowych_v1_0.pdf ZUS już udostępnia wytwórcom oprogramowania dokumentację konieczną do stworzenia programów służących przekazywaniu dokumentów elektronicznych Zaświadczeń Lekarskich (e-ZLA) przez Aplikacje Gabinetowe.

Przy zakładaniu profilu na PUE można skorzystać z pomocy pracowników ZUS, także zdalnej np. w Centrum Obsługi Telefonicznej (konsultanci są dostępni w dni robocze: pon.- pt. w godz. 7 -18 pod numerem telefonu 22 560 16 00) lub za pośrednictwem e-maila (cot@zus.pl) czy na czacie na stronie www.zus.pl .

System przypomni także lekarzowi o możliwości skierowania pacjenta na rehabilitację leczniczą w ramach prewencji rentowej ZUS. W przypadku pozytywnej decyzji lekarza o skierowaniu na rehabilitację, system otworzy formularz wniosku ZUS PR-4 i wprowadzi automatycznie dane pacjenta. Lekarz będzie mógł od razu wystawić wniosek o rehabilitację i przesłać go w formie elektronicznej do ZUS w celu wydania orzeczenia przez lekarza orzecznika ZUS.

Wystawione przez lekarza e-ZLA zostanie przekazane do ZUS automatycznie. Jeśli lekarze wybiorą elektroniczną formę wystawiania zwolnień nie będą musieli, tak jak dotychczas, dostarczać zwolnień do ZUS oraz przechowywać drugiej kopii. Nie będzie też potrzeby pobierania w placówkach ZUS tzw. bloczków formularzy ZUS ZLA.

Wystawienie e-ZLA będzie również możliwe przez urządzenia mobilne, np. podczas wizyty domowej.

Korzyści dla pracodawców

Jeśli pracodawca założy profil na PUE otrzyma natychmiast wiadomość o wystawieniu jego pracownikowi e-ZLA i samo zwolnienie.

Na PUE będzie wydzielone specjalne miejsce, w którym będą widoczne elektroniczne zwolnienia wysłane na profil płatnika. Istotne jest również to, że pracodawca będzie mógł drogą elektroniczną wystąpić do ZUS z wnioskiem o kontrolę prawidłowości wystawiania zwolnienia.

Czy płatnik musi założyć profil na PUE?

Tak, gdy jest zobowiązany do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej, czyli co do zasady rozliczający składki za więcej niż 5 osób. Obowiązek ten musi wykonać nie później niż do 31 grudnia 2015 r. Pozostali płatnicy składek mogą taki profil utworzyć dobrowolnie. Jeśli go jednak nie utworzą zobowiązani są do końca 2015 roku poinformować swoich pracowników o konieczności dostarczania wydruku zwolnienia w sytuacji, gdy lekarz wystawi je w formie elektronicznej.

Czy pracodawca musi przekazać wydruk e-ZLA do ZUS?

Nie. Pracodawca, który otrzyma od swojego pracownika wydruk e-ZLA (bo nie ma profilu na PUE) nie musi przekazywać go do ZUS. E-ZLA trafi do ZUS automatycznie po wystawieniu przez lekarza. Jednak pracodawca, który nie jest płatnikiem zasiłków będzie musiał przekazać do ZUS dokumenty niezbędne do wypłaty m.in. zaświadczenie wystawione na druku ZUS Z-3.

Mniej obowiązków dla pacjentów

Gdy lekarz wystawi e-ZLA pacjent nie będzie musiał dostarczać zwolnienia pracodawcy (w przypadku pracowników) albo ZUS (m.in. w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą). Nie będzie już musiał podczas choroby czy opieki np. nad chorym dzieckiem udawać się do pracodawcy czy jednostki ZUS albo prosić o dostarczenie zwolnienia rodzinę czy znajomych. E-ZLA zostanie przesłane na profil PUE płatnika i do systemu ZUS. Nie będzie wymagany od pacjenta termin 7 dni na dostarczenie zwolnienia. Nie będą go też dotyczyły ewentualne obniżenia zasiłku chorobowego czy opiekuńczego z powodu przekroczenia tego terminu. Konieczne będzie natomiast przesłanie (złożenie) wniosku m.in. w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą, występujących o zasiłek po ustaniu zatrudnienia (ubezpieczenia) czy pracowników, którym ZUS a nie pracodawca wypłaca świadczenia chorobowe. Ubezpieczony może to zrobić korzystając ze swojego profilu na PUE. Wniosek w jego imieniu może także złożyć pracodawca, np. poprzez ZUS Z-3.

Uwaga! Informacja o wystawieniu e-ZLA będzie dostępna na profilu PUE ubezpieczonego.

Czy wydruk e- ZLA trzeba doręczyć pracodawcy?

Tylko wtedy, gdy zostanie wydany pacjentowi, którego pracodawca nie będzie miał profilu na PUE. Jeżeli natomiast wydruk e-ZLA zostanie przekazany na żądanie pacjenta (a zwolnienie trafi do pracodawcy elektronicznie), to nie trzeba go nikomu przekazywać. Taki wydruk stanowi jedynie potwierdzenie dla pacjenta, że e-ZLA zostało wystawione.

Kiedy pracownik czy inny ubezpieczony, któremu wystawiono e-ZLA powinien wystąpić z wnioskiem o zasiłek?

Wniosek o zasiłek przewidziany jest tylko w przypadku, gdy zasiłek wypłaca ZUS. E-ZLA trafia do ZUS automatycznie a pracownik czy inny ubezpieczony, któremu ZUS wypłaca zasiłek, powinien wystąpić z wnioskiem. Może go złożyć wykorzystując odrębny druk. Taki wniosek stanowi jednak także:

• zaświadczenie pracodawcy (płatnika składek) wystawione na druku ZUS Z-3 (w przypadku pracowników) czy ZUS Z-3b (w przypadku przedsiębiorców),

• wydruk e-ZLA.

Ubezpieczony może wybrać dogodną dla siebie formę wniosku.

Czasami konieczny wydruk e-ZLA

Jeśli pracodawca pacjenta nie będzie miał profilu na PUE nie będzie możliwe elektroniczne przekazanie e-ZLA. W takiej sytuacji lekarz będzie musiał wręczyć pacjentowi wydruk zwolnienia. Ten wydruk pracownik będzie musiał dostarczyć swojemu pracodawcy.

O tym, że konieczne jest wydrukowanie e-ZLA podpowie lekarzowi system - wyświetli komunikat. Będzie to także oczywiste dla pracownika. Płatnicy nieposiadający profilu na PUE muszą bowiem poinformować (w formie pisemnej) swoich ubezpieczonych do końca grudnia 2015 r. o obowiązku dostarczania im wydruków e-ZLA począwszy od 1 stycznia 2016 r.

Ale to niejedyna sytuacja, gdy będzie konieczne wydrukowanie e-ZLA przez lekarza. Wydruk będzie trzeba zrobić także wtedy, gdy pacjent o to wystąpi.

W przepisach przewidziano także wystawienie przez lekarza i przekazanie pacjentowi zwolnienia na formularzu wydrukowanym z systemu, opatrzonym podpisem i pieczątką lekarza, gdy wystawienie e-ZLA nie będzie możliwe, np. z powodu braku dostępu do Internetu w trakcie wizyty. Takie papierowe zwolnienie pacjent musi dostarczyć pracodawcy albo ZUS. Natomiast lekarz musi w terminie 3 dni roboczych (od wystawienia albo ustania przyczyn uniemożliwiających przekazanie zwolnienia) przesłać je elektronicznie do ZUS. Zwolnienia w dotychczasowej - papierowej formie

Do końca 2017 r. lekarz będzie mógł wystawiać papierowe zwolnienia według obecnie obowiązujących zasad. Jeśli wystawi papierowe zwolnienie, będzie musiał poinformować pacjenta o konieczności doręczenia zwolnienia pracodawcy (w przypadku pracowników) czy ZUS (m.in. w przypadku przedsiębiorców) w termie 7 dni od jego otrzymania. Gdy termin ten zostanie przekroczony, zasiłek chorobowy czy opiekuńczy zostanie obniżony o 25% (za okres od 8 dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zwolnienia).